Top 10 lưu ý về công nghệ phục vụ du lịch cho khách và doanh nghiệp nhỏ

Nếu bạn đang tự lên kế hoạch cho chuyến đi, hoặc đang điều hành một công ty lữ hành nhỏ, chắc hẳn bạn cũng từng băn khoăn: nên dùng công nghệ nào, và dùng đến đâu thì vừa đủ? Đội ngũ bên mình đã thử và sai không ít lần trước khi đúc kết được những kinh nghiệm dưới đây. Để bạn dễ áp dụng, chúng tôi tách riêng nhu cầu của khách tự túc và của chủ tour nhỏ, vì hai nhóm này thường cần những bộ công cụ khác nhau.

Vì sao công nghệ du lịch ngày càng quan trọng

Chỉ vài năm trước, muốn đặt phòng bạn phải gọi điện, muốn đổi lịch phải ghé tận nơi. Giờ gần như mọi việc đó làm được ngay trên điện thoại. Đặt phòng, đổi lịch hay thanh toán đều nằm trong một chiếc máy nhỏ. Sự thay đổi này ảnh hưởng cả đến cách khách chọn dịch vụ lẫn cách doanh nghiệp vận hành mỗi ngày.

Tuy vậy, không công cụ nào hợp với tất cả mọi người. Khi chọn, chúng tôi thường xét ba tiêu chí. Thứ nhất là dễ dùng: người không rành kỹ thuật vẫn thao tác được sau một buổi. Thứ hai là khả năng hoạt động khi mạng yếu, vì vùng núi hay đoạn đèo thường sóng chập chờn. Thứ ba là chi phí minh bạch, không có khoản phát sinh ẩn phía sau. Có công cụ đạt đủ ba điểm này, nhưng cũng có công cụ chỉ mạnh ở một điểm, và bạn cần biết mình đang ưu tiên điều gì.

Bài viết này dành cho ba nhóm: khách tự túc, người đi làm tour và chủ công ty lữ hành nhỏ. Mỗi nhóm có nhu cầu khác nhau, nên chúng tôi sẽ nói rõ từng trường hợp thay vì gộp chung thành một danh sách dài.

Chuẩn bị công nghệ trước chuyến đi

Trước khi xuất phát, có ba việc bạn nên làm. Việc đầu tiên là tải ứng dụng đặt phòng về trước và tạo sẵn tài khoản. Việc thứ hai là lưu bản đồ ngoại tuyến, nghĩa là khi không có sóng bạn vẫn xem được đường đi. Việc thứ ba, nếu đi nước ngoài, hãy tìm hiểu về eSIM. Đây là loại sim điện tử nằm sẵn trong máy, không cần thay thẻ vật lý, rất tiện cho người di chuyển nhiều nơi.

Khi chọn ứng dụng đặt phòng, hãy xem nó có gửi thông báo xác nhận rõ ràng không. Từng có một khách của bên mình đặt phòng xong nhưng không nhận được email xác nhận nào. Đến nơi mới biết phòng chưa được giữ, cả nhóm phải tìm chỗ khác lúc tối muộn. Vì vậy, một ứng dụng tốt phải cho bạn thấy đơn đã được ghi nhận, và bạn nên chụp lại màn hình làm bằng chứng.

• Kiểm tra bản đồ có tải được ở chế độ ngoại tuyến không trước khi đi.
• Bản đồ ngoại tuyến đôi khi ghi sai tên địa danh địa phương, nên mở thử vài điểm quen thuộc để đối chiếu.
• eSIM hợp với khách đi lẻ và đi nước ngoài. Đi trong nước thì một sim nội địa thường đã đủ dùng.

Thanh toán và đặt cọc điện tử

Với công ty nhỏ, thanh toán điện tử thường là chỗ dễ phát sinh rắc rối nhất. Khi khách chuyển khoản, bạn cần biết tiền đã về chưa và đã khớp với đơn nào. Việc này gọi là đối soát, tức là đối chiếu sổ sách với tiền thực nhận. Làm thủ công bằng bảng tính rất mất thời gian và dễ sai sót, nhất là vào mùa cao điểm khi số đơn tăng nhanh.

Tiêu chí chúng tôi thường dùng gồm phí giao dịch, việc có biên lai điện tử hay không, và khả năng xuất dữ liệu cho kế toán. Một số ví điện tử thu phí cao hơn chuyển khoản trực tiếp, nên hãy so con số thực tế trên đơn hàng của mình, đừng chỉ nhìn tỷ lệ quảng cáo.

Mã QR chuyển khoản rất tiện cho khách lẻ, nhưng đừng để nó thay hoàn toàn sổ sách. Chúng tôi khuyên ghi nội dung chuyển khoản theo mã đơn, để sau này tra lại chỉ mất vài giây. Nếu website của bạn nhận đặt tour, việc tích hợp thanh toán trực tiếp còn giúp giảm bớt thao tác thủ công, bạn có thể tìm hiểu thêm trong hướng dẫn tích hợp thanh toán vào website bán tour bằng mã VietQR.

Phần mềm quản lý tour và đặt chỗ

Có thể hình dung phần mềm quản lý tour như một cuốn sổ điện tử, tìm kiếm được và còn tự nhắc việc. Nó giữ danh sách khách, lịch trình và công nợ trên cùng một màn hình, thay vì bạn phải mở ba file Excel khác nhau rồi tự ghép số liệu.

Theo kinh nghiệm của bên mình, phần mềm này phù hợp nhất với doanh nghiệp chạy từ một đến vài tour mỗi tuần. Nếu trong tháng chỉ có một tour nhỏ, bỏ công học một hệ thống mới có khi không đáng. Hãy cân nhắc quy mô thực tế trước khi quyết định.

Điều dễ bị bỏ qua là phí thuê bao hàng tháng. Cộng dồn cả năm, khoản này khá lớn. Hãy dùng bản thử với dữ liệu thật để xem tính năng có đúng nhu cầu không, rồi mới quyết định trả tiền.

Khóa thẻ từ, camera và bảo mật dữ liệu khách

Nhóm này dành cho cơ sở lưu trú như homestay hoặc khách sạn mini. Thẻ từ điện tử có nhật ký ra vào, nên khi phát sinh sự cố bạn tra lại được ai đã mở cửa lúc nào. Với homestay đón nhiều lượt khách, tính năng này giảm đáng kể những tranh cãi không cần thiết.

Dữ liệu khách như giấy tờ tùy thân và số điện thoại cần được bảo vệ. Nếu nhà cung cấp không giải thích rõ cách mã hóa và lưu trữ, đừng vội ký. Hãy hỏi thẳng và yêu cầu cam kết bằng văn bản, vì đây là trách nhiệm của bạn với khách.

Chi phí lắp đặt ban đầu thường không nhỏ, và nhân viên phải được hướng dẫn cách dùng. Thiết bị tốt mà không ai biết vận hành thì cũng chỉ như đồ trang trí. Nếu bạn đang cân nhắc thiết kế lại website cho cơ sở lưu trú, có thể tham khảo sự khác nhau giữa website khách sạn chuyên nghiệp và không chuyên để hiểu rõ hơn về các tiêu chí.

Chọn công cụ theo nhóm nhu cầu

Khi so sánh, bạn nên ghi ra giấy các chức năng, mức giá, độ dễ dùng và việc có hỗ trợ tiếng Việt hay không. Phần giá nên lấy trực tiếp từ nhà cung cấp, vì bảng giá thay đổi thường xuyên.

Khách cá nhân thường cần ứng dụng đặt phòng, bản đồ ngoại tuyến và eSIM. Điều nên soi kỹ nhất là thông báo xác nhận có rõ ràng không. Nhóm nhỏ hay dùng ví điện tử và mã QR, nên cân nhắc phí giao dịch cùng biên lai. Doanh nghiệp lữ hành cần phần mềm quản lý tour và công cụ đối soát, với phí thuê bao và khả năng dùng thử là hai yếu tố quyết định.

Đây chỉ là gợi ý cách nhìn. Con số cụ thể bạn vẫn nên tự kiểm chứng trên trang của từng nhà cung cấp.

Sai lầm thường gặp khi áp dụng công nghệ du lịch

Lỗi chúng tôi thấy nhiều nhất là mua phần mềm có quá nhiều tính năng, rồi chỉ dùng được hai ba cái. Phần tiền còn lại coi như bỏ đi, và nhân viên nhanh chóng quay về cách làm cũ. Trước khi mua, hãy liệt kê ba việc bạn thực sự cần giải quyết, rồi chỉ chọn công cụ làm tốt những việc đó.

Lỗi thứ hai là không có phương án dự phòng. Mất mạng hay mất điện thì hệ thống online đứng yên. Hãy luôn giữ một bản sao danh sách khách, in ra giấy hoặc lưu sẵn ở chế độ ngoại tuyến.

Lỗi cuối là bỏ qua đào tạo. Công cụ tốt đến đâu mà người dùng chưa quen thì dữ liệu sẽ nhập sai, và những sai sót đó bám theo bạn rất lâu. Dành một buổi hướng dẫn cho cả đội thường tiết kiệm được nhiều tuần sửa lỗi về sau.

Nên đầu tư công nghệ nào trước khi ngân sách còn hạn chế?

Nếu tiền có hạn, chúng tôi gợi ý làm theo thứ tự. Ưu tiên đầu tiên là thanh toán và đặt cọc, sau đó mới đến quản lý khách, và cuối cùng mới cân nhắc thiết bị phần cứng như khóa thẻ từ hay camera. Lý do khá đơn giản: thanh toán đúng thì tiền về đúng, và đây là lợi ích bạn cảm nhận rõ nhất ngay từ tháng đầu.

Để biết một công cụ có đáng tiền hay không, hãy đo bằng hai chỉ số dễ theo dõi. Thứ nhất là số sai sót đặt chỗ mỗi tháng có giảm không. Thứ hai là thời gian xử lý một đơn có rút ngắn không. Nếu sau ba tháng cả hai chỉ số vẫn không đổi, bạn nên xem lại lựa chọn của mình.

Những điều cần kiểm chứng trước khi quyết định

Tính năng và giá của công cụ thay đổi theo thời gian. Hãy xem bản mới nhất trên trang của nhà cung cấp, đừng chỉ dựa vào bài viết này hay bất kỳ bài cũ nào khác.

Cách chắc chắn nhất là dùng thử trên dữ liệu thật trong một đến hai tuần. Trải nghiệm thực tế sẽ cho bạn biết những điều mà bảng so sánh không bao giờ nói hết. Nếu bạn đang lên kế hoạch xây dựng website để bán tour, tiêu chí đánh giá website du lịch chuyên nghiệp cũng là tài liệu nên đọc qua trước khi chốt.

Câu hỏi thường gặp

Khách tự túc có cần cài nhiều ứng dụng công nghệ không?

Không cần thiết. Chúng tôi thường khuyên chỉ cài ba thứ: ứng dụng đặt phòng, bản đồ ngoại tuyến và một cách thanh toán quen thuộc. Tùy chuyến đi mà bạn thêm hoặc bớt.

Công ty lữ hành nhỏ nên bắt đầu từ công cụ nào?

Bắt đầu từ thanh toán và đặt cọc điện tử, vì đây là nơi tiền thật đi qua trực tiếp. Khi số lượng tour tăng, lúc đó mới cần đến phần mềm quản lý.

Có cần kết nối công cụ với website bán tour không?

Nên làm nếu bạn có website nhận đặt tour. Kết nối giúp đơn từ website tự đổ vào danh sách khách, giảm nhập tay và hạn chế sai sót. Việc này có thể phát sinh chi phí kỹ thuật, nên hãy hỏi trước khi triển khai.

Làm sao biết công cụ có bảo mật dữ liệu khách hàng?

Hãy hỏi nhà cung cấp dữ liệu được mã hóa thế nào, lưu ở đâu và ai được quyền truy cập. Yêu cầu họ ghi cam kết bằng văn bản, đừng chỉ tin qua lời nói.

Chi phí công nghệ có thường xuyên thay đổi không?

Có. Nhiều phần mềm điều chỉnh bảng giá theo năm hoặc theo số người dùng. Khi lập ngân sách, bạn nên dành thêm khoản dự phòng và xem lại giá mỗi năm.

Nếu chỉ nhớ một điều từ bài này, hãy nhớ: đừng mua công cụ vì nó có nhiều tính năng, hãy mua vì nó giải đúng việc bạn đang vướng. Bắt đầu nhỏ, thử thật, rồi mở rộng dần. Nếu muốn tìm hiểu cách bán tour online hiệu quả hơn, bạn có thể đọc cách bán tour online mà một công ty du lịch nhỏ có thể học từ thương mại điện tử, và tham khảo thêm hướng đi SEO dành cho công ty du lịch nhỏ để tăng khả năng khách tìm thấy bạn.